Forsiden
Om KB utvikling
Attføringsløpet
Kartlegging og egenkraftmobilisering
Behov for arbeidskraft?
Transport
Kafé og kantine
Resepsjon og merkantile oppgaver
Praksis i ordinær virksomhet
Verneombud
Politikk for Brukermedvirkning
Etiske retningslinjer
Politikk og prosedyre for behandlling av sensitiv informasjon
Politikk og prosedyre for behandlling av sensitiv informasjon

Denne politikken er basert på Personopplysningsloven, da spesielt §8 og §9 som omhandler vilkår for og om behandling av sensitiv persondata. 

Alle deltakere i SKBD skal ha mulighet til å bli kjent med denne politikken.

Hovedregel:
All data som faller under Personopplysningsloven skal behandles på en slik måte at det ved ingen omstendigheter åpner for at denne data kommer på avveie.

Lagring og drøfting av sensitiv informasjon:
  • Med sensitiv informasjon menes all informasjon om deltaker som man ikke kan finne ved bruk av normale søkemotorer som telefonkatalogen, internett og lignende.
  • Denne informasjonen skal lagres på en sikker og forsvarlig måte slik at ingen andre enn SKBDs ansatte har tilgang til informasjonen.
  • Drøfting av sensitive personopplysninger kan skje på tvers av tiltakene i SKBD når det er av vesentlig betydning for deltakerens attføringsprosess. 
  • Ansatte skal kun gjøre seg kjent med de sensitive personopplysninger de trenger for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver, og for å gi deltakeren god oppfølging.
  • Behandling/registrering av sensitive personopplysninger skal først forekomme når deltakeren har avgitt skriftlig samtykke til det.
    Definisjon på samtykke: Frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandling av opplysninger om seg selv.
  • Ved kontakt med tredjeperson (f.eks. fastlege, psykolog og annet) skal skriftlig samtykke fra deltaker foreligge før deling av sensitiv informasjon skjer.
  • Samtykke gis ved at deltakeren underskriver en samtykkeerklæring.
  • Deltakeren skal informeres om hvorfor vi registrerer og journalfører sensitive personopplysninger, og hva opplysningene som behandles skal brukes til.
  • Jobbkonsulent/arbeidsveileder skal, så langt det er mulig, sikre at deltaker forstår hva man samtykker til, at samtykke er frivillig, og at deltaker forstår forskjellen på sensitive og ikke-sensitive personopplysninger.
    • Ved behov kan det benyttes tolk. Vurdering om bruk av tolk kan tas med nærmeste leder.
  • Samtykke er frivillig. Dvs. at det er opp til deltakeren om han/hun vil avgi samtykke. At samtykke er frivillig, betyr at det ikke er en forutsetning for deltakelse i tiltak. Dersom deltaker ikke ønsker å avgi samtykke, skal vi informere vedkommende om at vi ikke kan utføre bestillingen fra NAV, og Nav vil bli informert.
  • Dersom det er behov for å journalføre sensitive personopplysninger i etterkant av forhåndssamtalen, må samtykkeerklæringe undertegnes i dette møtet. 
  • I tiltak med varighet over to år, skal innholdet i avtalen gjennomgås med deltaker minimum hvert annet år.

Arkivmappe:

  • Innsøkingspapirer fra NAV og andre relevante dokumenter vedrørende deltaker, legges i en dokumentmappe. Mappen påføres deltakers fulle navn og fødselsdato.
  • Kopi av underskrevne individuelle aktivitetsplaner, rapporter og samarbeidsavtale skal oppbevares i dokumentmappa.
  • Dokumentmapper skal oppbevares innelåst i arkivskap når de ikke er i bruk.
  • Når vi får tilsendt legeerklæringer som identifiserer tredje part, skal denne informasjonen overstrykes. Legeerklæringer leses gjennom og vurderes i forhold til relevans for attføringsprosessen. Vurderes informasjonen som irrelevant skal legeerklæringen makuleres. Denne vurderingen kan tas med nærmeste leder.
  • Dersom deltaker skal tiltakskjedes til annet tiltak ryddes mappen, og alle dokumenter som ikke lenger er nødvendig for å gjennomføre nytt tiltak makuleres. Kontaktperson i eksisterende tiltak har ansvar for å levere mappen til kontaktperson for nytt tiltak

Epost, fax, brev og utskrift:

  • Alle henvendelser til NAV via e-post, skal ikke omfatte fullt navn og personnummer på deltaker. Skriv initialer eller fornavn og fødselsdato. 
  • Vi har ikke taushetsplikt ovenfor NAV. Vær allikevel forsiktig med å oppgi sensitive opplysninger i e-post, som deltakers diagnose(r) og lignende. 
  • Individuell aktivitetsplan og rapporter skal alltid sendes som brevpost. 
  • Ved formelle henvendelser til NAV, som ved inntak av ny deltaker, der opplysninger sendes som brevpost, kan deltakers personnummer og fulle navn oppgis. 
  • Vi har taushetsplikt overfor sosialtjenesten, behandlere, pårørende og alle andre etater/instanser, utenom NAV. Sjekk derfor ut på forhånd med samarbeidspartner(e), som fastlege, psykolog og lignende, hvilke personopplysninger disse har samtykke til å motta. 
  • Bruk av faks skal kun skje unntaksvis. Ved bruk av faks, skal alltid fødselsnummer og navn strykes ut. Det skal avtales med en konkret person at vedkommende står og tar imot faksen på den ”andre siden”. 
  • Hvis ansatte ser at det ligger sensitive utskrifter på og ved printeren, skal vedkommende som har skrevet ut dokumentene oppsøkes, eventuelt skal dokumentene makuleres.

Melding til barnevernet:

  • Ansatte i SKBD har en lovpålagt opplysningsplikt til barnevernet.
    • Opplysningsplikten er begrenset til de mer alvorlige tilfeller; når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt, eller når et barn har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker (Barnevernsloven § 6-4 a).
  • Opplysningsplikt etter barnevernsloven overgår taushetsplikt etter andre lover.
  • Det er en vanskelig og alvorlig sak å melde mistanke til barnevernet, det er mange hensyn å vurdere:
    • Hvordan er kvaliteten på de opplysningene vi har?
    • Er dette en vedvarende situasjon?
    • Hva vil det medføre barnet?
  • Alle saker som kan være aktuelle å melde til barnevernet skal tas opp med tiltaksansvarlig for grundig drøfting. Dersom det etter drøftingen besluttes å melde barnevernet skal saken tas opp med daglig leder.
  • Dersom tiltaksansvarlig eller daglig leder ikke vil gi opplysninger om bekymringer til barnevernstjenesten, har den som er bekymret et selvstendig ansvar for å informere barnevernet dersom vedkommende fremdeles mener det foreligger opplysningsplikt.

Sletting av sensitiv informasjon:

Personopplysningslovens §§ 11 og 28 stadfester at den behandlingsansvarlige ikke skal lagre personopplysinger lengre enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

  • Alle personopplysninger oppbevares i ett år etter at deltaker har sluttet. Ingen personopplysninger fra foregående år slettes før 1. april av hensyn til årsrapporteringen. 
  • Tiltaksansvarlig har ansvar for årlig sletting, men IKT kan kontaktes for hjelp.

Prosedyre for behandling av sensitiv informasjon:

Inntak:

  • Samtykke undertegnes før registrering av sensitiv informasjon.
  • Informer deltaker tydelig om mulighet for innsyn og rettelse i sensitiv informasjon.
  • Informer om taushetsplikt.
  • Uten samtykke må NAV kontaktes, og deltaker informeres om at bestilling fra NAV ikke kan utføres

Oppfølging:

  • Arkivmappe opprettes, og skal oppbevares innelåst når den ikke er i bruk.
  • Irrelevant informasjon for tiltaksdeltakelse skal makuleres.
  • Alle elektroniske registreringer skal ligge i CAT.
  • Følg beskrivelsen for epost, fax, brev og utskrift.

Avslutning:

  • All sensitiv informasjon og registreringer om deltaker skal slettes/makuleres ett år etter man er utskrevet av tiltaket

KB utviklings visjon er at medarbeiderne skal oppleve mestring og vekst.
- Vi bryr oss.
- Vi leverer kvalitet
- Vi tilbyr små grupper med tett oppfølging